Порядок розгляду письмових звернень громадян

Додаток

   до рішення виконавчого комітету Андріївської селищної ради від 16.06.2021 р. № 56

Порядку розгляду письмових звернень громадян в  Андріївській селищній раді та Порядку організації та проведення особистих і виїзних прийомів громадян керівництвом селищної  ради

І.ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

       Порядок роботи зі зверненнями громадян (далі – Порядок) розроблено згідно з Конституцією України, законами України «Про звернення громадян», «Про безоплатну правову допомогу», Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами), інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

      Цей Порядок визначає процедуру приймання, попереднього опрацювання, реєстрації та організацію розгляду звернень громадян, здійснення контролю за дотриманням строків надання відповідей на звернення та основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян керівництвом селищної ради, головами постійних комісій, посадовими особами селищної ради, прийому за місцем проживання громадян у селах селищної ради.

     Діловодство щодо розгляду звернень громадян покладається на загальний відділ з організаційних питань, звернення громадян, мобілізаційної роботи, військового обліку, цивільного захисту населення, реєстрації місця проживання виконавчого комітету селищної ради  (далі – загальний відділ).                                                     

       Електронні петиції, адресовані селищній  раді, розглядаються відповідно до Закону України про внесення змін до Закону України "Про звернення громадян" щодо електронного звернення та електронної петиції до визначення у статуті територіальної громади" .

ІІ. ПОРЯДОК ОПРАЦЮВАННЯ ТА РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ

1. Письмове звернення – це викладена в письмовій або усній формі пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга, що направлені поштою, або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством України.

Письмове звернення також може бути надіслане з використанням засобів електронного зв`язку мережі Інтернет (електронне звернення).

Письмове звернення може бути:

-  індивідуальне – звернення, що подане окремою особою;

-  колективне – звернення, подане групою осіб;

- повторне – звернення, викладене громадянином або групою осіб у письмовій формі виключно з тих питань, які вже були викладені у попередньому зверненні;

- неодноразове – звернення громадянина, що надходить до органу влади з одного й того ж питання і надсилається громадянином за короткий проміжок часу, а на попереднє звернення відповідь ще не надано або/чи надано обґрунтовану відповідь, проте автор із будь-яких причин продовжує надсилати звернення з таким самим змістом;

- дублетне – це пропозиція або заява чи скарга від одного й того ж громадянина (або однієї й тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що направлено різним адресатам та яке надійшло на розгляд до обласної ради від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю для вирішення по суті, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

- масове – це звернення, що надходять до органу влади у великих кількостях від різних громадян із однаковим змістом чи суттю питання;

- анонімне – це письмове звернення без зазначення прізвища, ім`я по батькові громадянина, місця проживання, не підписане автором/авторами (при надсиланні електронного звернення не вимагається  застосування електронного цифрового підпису), без зазначення дати, не викладено суть порушеного питання.

2. Усним є звернення, яке викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв`язку.

2.1. У селищній раді усне звернення, яке викладене громадянином на особистому прийомі, – записується посадовими особами виконавчого апарату селищної ради та її виконавчих органів.

2.2. Усне звернення, яке здійснено громадянином за допомогою засобів телефонного зв`язку на визначену телефонну лінію,  записується працівниками загального відділу. Працівниками загального відділу записуються повні персональні дані громадянина, короткий зміст (суть) питання, потім реєструється та передається на розгляд керівництву, після чого опрацьовується й передається на виконання відповідальним працівникам виконавчого комітету селищної ради.

 3. У селищній раді функціонує централізована реєстрація письмових звернень громадян  у загальному відділі з організаційних питань, звернення громадян, мобілізаційної роботи, військового обліку, цивільного захисту населення, реєстрації місця проживання виконавчого комітету селищної ради.

     Також, інформація про реєстрацію, проходження та облік звернень громадян (окремо) фіксується в обліковій реєстраційно - контрольній картотеці, яка зберігається у загальному відділі.

      Усі звернення громадян і документи щодо їх розгляду, які надійшли на ім`я керівництва селищної  ради, при опрацюванні формуються у справи і зосереджуються у загальному відділі, де зберігаються протягом одного року в алфавітному порядку, після чого передаються до архівного сховища селищної ради.

4. Листи громадян, що надійшли поштою на адресу селищної ради, отримує загальний відділ .
5. Звернення, надіслані з використанням мережі Інтернет (електронні звернення), надходять на електронну пошту селищної ради , а саме: andreevka_srada@meta.ua . 
6. Звернення громадян, адресовані постійним комісіям селищної ради, не реєструються і передаються загальним відділом постійним комісіям селищної  ради для реєстрації і розгляду у відповідних комісіях.
7. У разі надходження звернень громадян безпосередньо до постійних комісій селищної ради, які адресовані керівництву селищної ради, вони повинні бути передані для реєстрації до загального відділу у день отримання.
8. Працівники загального відділу:

-     перевіряють наявність конверта та додатків до листа, а також відповідність вимогам ст. 5 Закону України “Про звернення громадян”;

- визначають суть, характер і короткий зміст звернення;

- перевіряють, чи є воно повторним, дублетним;

- реєструють у журналі реєстрації заяв і звернень громадян, заводять реєстраційно –контрольну картку (вносять відомості щодо прізвища, ім’я, по батькові заявника, місце проживання, номер телефону заявника, індекс, дату супровідного листа (якщо звернення надійшло через органи влади або від інших органів, установ, організацій), дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), роблять позначку “повторно”, якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням стосовно нього;

- проставляють штамп із реєстраційним індексом та датою надходження  лише на оригіналах документів.

9. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, жінок, яким присвоєно звання “Мати-героїня”, а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Верховної Ради України або Прем’єр-міністра України, розглядаються особисто головою селищної  ради.
10. Письмове звернення або електронне звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону України «Про звернення громадян», повертається авторові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні загального відділу.
11. Рішення про повернення звернення авторові приймає керівництво селищної ради. Відповідь заявнику з роз’ясненням вимог ст. 5 Закону України “Про звернення громадян” готує спеціаліст загального відділу. Відповідь надається заявнику за підписом керівництва селищної ради.
12. Анонімні звернення розгляду не підлягають.
13. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень селищної  ради, направляються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до селищної ради, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймає голова селищної ради. Звернення направляється до визначеного органу супровідним листом із проханням повідомити про результати селищну раду та заявника або поінформувати автора звернення про результати розгляду.

14. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернення у загальному відділі здійснюється у день надходження або наступного робочого дня у разі надходження звернень після 17.00.
15. Заповнені реєстраційно-контрольні картки разом із зверненнями передаються працівниками загального відділу керівництву.
16. Керівництво ознайомлюється із змістом звернення, накладає резолюцію та передає звернення для подальшого опрацювання до загального .
17. Розгляд звернень керівництвом селищної ради не повинен перевищувати двох робочих днів після отримання звернень.
18. Спеціалісти загального відділу :

- заносять до кожної реєстраційно-контрольної картки резолюцію керівництва селищної ради, зазначають дату повернення звернення до відділу, дату передачі відповідним виконавцям копії звернення та дату контролю (термін виконання);

- направляють на розгляд відповідним виконавцям .

19. Відповідальні виконавці після відпрацювання та підпису керівництвом відповіді на звернення, передають для відправлення до загального відділу, де відповідь реєструється та відправляється адресатам.

20.Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у резолюції голови селищної ради та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей на звернення громадян, із порушенням строків, установлених чинним законодавством України, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює загальний відділ.

21. Термін розгляду звернень установлюється відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян» керівництвом селищної  ради.

Рішення про подовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до селищної ради приймає голова селищної ради, тобто особа, яка установила первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

22. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.
23. Звернення, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження подовження терміну або встановлення додаткового контролю, а відповідне доручення направляється виконавцю.
24. Кожне звернення формується як окрема справа, вміщується у м’яку обкладинку, якій присвоюється номер реєстраційно-контрольної  картки звернення. Справа зберігається в архівному сховищі Андріївської селищної ради протягом п’яти років.

ІІІ. ПОРЯДОК ОРГАНІЗАЦІЇ ТА ПРОВЕДЕННЯ ОСОБИСТОГО ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН В СЕЛИЩНІЙ РАДІ

1. Прийом громадян з особистих питань здійснюється керівництвом та посадовими особами селищної ради   відповідно до затвердженого графіку у приміщенні селищної ради селищної ради.

2. Під час проведення особистого прийому  громадян, посадові особи здійснюють реєстрацію  звернень, по яких надані роз’яснення по суті порушених питань, у журналах особистого прийому громадян.

3. Під час особистого прийому громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу.
4. Інформація про порядок особистого прийому громадян в селищній раді та графіки прийому оприлюднюються на сайті селищної ради, у приміщенні селищної ради .
5. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках із цими громадянами.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

6. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, жінок, яким присвоєно звання “Мати-героїня”, проводиться особисто селищним головою першочергово у дні прийому згідно з графіком.

7. У разі відсутності голови селищної ради у день проведення особистого прийому (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, виробнича потреба тощо) особистий прийом громадян проводять уповноважені головоюселищної ради посадові особи.

8.Особистий прийом громадян може бути організований також за безпосереднім дорученням голови селищної ради, незалежно від графіка проведення прийому.

8. Начальник загального відділу забезпечує організацію особистих прийомів селищним головою, присутній під час проведення особистих прийомів громадян, отримує та реєструє звернення в разі надання громадянами під час прийому письмових звернень, здійснює облік громадян, які побували на особистому прийомі у селищного голови, його заступника, контролює їх доручення.

ІV.ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ КЕРІВНИЦТВОМ СЕЛИЩНОЇ РАДИ  ВИЇЗНИХ ОСОБИСТИХ ПРИЙОМІВ ГРОМАДЯН ЗА МІСЦЕМ ЇХ ПРОЖИВАННЯ

1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються головою селищної ради за місцем проживання громадян згідно з затвердженим графіком виїзних особистих прийомів Андріївської селищної ради.
2. Загальний відділ доводить через ЗМІ або офіційний веб-сайт селищної ради  до відома населення інформацію щодо днів і годин прийому, а також адреси, де буде проведено прийом.

4. Загальний відділ:

- здійснює опрацювання реєстраційно-контрольних карток виїзного прийому за змістом і характером порушених питань;

-    контролює дотримання термінів надання відповідей заявникам.

5. Начальник загального відділу:

- бере участь у виїзних особистих прийомах громадян селищним головою;

- забезпечує направлення звернень, що подані на особистому прийомі
(у т.ч. виїзному), безпосередньо тій установі, організації, відомству, у віданні яких знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією селищного голови;

- вивчає та аналізує проблеми, з якими громадяни звертаються на особистих (виїзних) прийомах до керівництва селищної ради;

- контролює додержання графіка особистого прийому громадян у селищній ради, а також виїзних прийомів, готує звіти про організацію прийому громадян головою селищної ради.

Відповіді на звернення, що надійшли на особистому прийомі
(у т.ч. виїзному), готуються посадовими особами відповідно до доручення голови селищної ради.

V.ВИРІШЕННЯ ПИТАНЬ, ЯКІ ПОРУШЕНО У ЗВЕРНЕННЯХ ГРОМАДЯН, І НАДАННЯ ВІДПОВІДЕЙ ЗАЯВНИКАМ

1. Звернення вважаються опрацьованими, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжито потрібних заходів, заявникам дано вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих щодо них рішень.
2. Відповіді Героям Радянського Союзу, Героям України, Героям Соціалістичної Праці, особам з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, жінкам, яким присвоєно звання “Мати-героїня”, а також на звернення, що надійшли на розгляд до селищної ради за дорученням Президента України, Верховної Ради України або Прем’єр-міністра України, надаються головою селищної  ради за його особистим підписом.
3. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адресу якого зазначено у зверненні.
4. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року у загальному відділі у алфавітному порядку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи.

Забороняється зберігання справ у виконавців. Загальний відділ може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис, для роботи з нею у приміщенні відділу, в інших випадках – тільки окремі копії документів.

VІ. ДІЛОВОДСТВО ЩОДО РОЗГЛЯДУ ЕЛЕКТРОННИХ ПИТИЦІЙ

1. Діловодство щодо розгляду електронних петицій, адресованих Андріївській селищній раді, здійснюється загальним відділом.
2. Електронні петиції реєструються працівниками загального відділу в окремому журналі .

2.1. Якщо електронна петиція надійшла у робочий час – вона реєструється у той же день, якщо після закінчення робочого часу, то електронна петиція буде зареєстрована із проставленням дати першого наступного робочого дня.

2.2. У правій нижній частині поля або на вільному від тексту місці першого аркуша електронної петиції проставляється відбиток штампу із зазначенням реєстраційного індексу і дати.

2.3. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, позначки «електронна петиція», порядкового номера, номера справи за номенклатурою.

Наприклад: Б-ЕП-5/03-02, де Б – початкова літера прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, ЕП – позначка «електронна петиція», 5 – порядковий номер електронної петиції у поточному році, 03-02 – номер за номенклатурою справ.

2.4. Реєстраційно-контрольна картка оформлюється згідно інструкції з діловодства  за зверненнями громадян, роздруковується та скріпляється разом із електронною петицією.

2.5. На реєстраційно-контрольній картці у правому верхньому куті проставляється штамп «ЕЛЕКТРОННА ПЕТИЦІЯ». Також цей штамп проставляється на першому аркуші електронної петиції  або безпосередньо над штампом із реєстраційним індексом, або, через відсутність вільного від тексту місця, – у правому верхньому куті.

3. Електронна петиція повинна стосуватися питань, віднесених до компетенції Андріївської селищної  ради.
4. Електронна петиція, яка містить заклики до повалення конституційного ладу, порушення територіальної цілісності України, пропагує війну, насильство, жорстокість, розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, містить заклики до вчинення терористичних актів, посягання на права і свободи людини або не відповідає встановленим вимогам, на офіційному сайті не оприлюднюється.
5. Юрсконсульт ознайомлюється з повним  текстом  електронної  петиції   на  предмет  її  відповідності  вимогам оприлюднення, після чого у реєстраційно-контрольній картці в одній із граф «Відповідає» чи «Не відповідає» проставляє особистий підпис.

5.1. У разі, якщо за висновком юрисконсульта електронна петиція не відповідає вимогам оприлюднення, працівники загального відділу готують відповідь із відповідним роз`ясненням та направляють автору (ініціатору) такої петиції протягом двох робочих днів від дня її направлення до селищної ради.

6. Посадові особи загального відділу:

- здійснюють реєстрацію відповіді автору (ініціатору) електронної петиції шляхом проставляння вихідного індексу та дати.

Наприклад: 03-02/М-ЕП-5 від 15.11.2018, де 03-02 – номер справи за номенклатурою, М – початкова літера прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, ЕП – позначка «електронна петиція», 5 – порядковий номер електронної петиції у поточному році;

- сканують відповідь та направляють на адресу електронної пошти автора (ініціатора) електронної петиції або громадського об`єднання;

- надають копію відповіді секретарю селищної ради для інформування автора (ініціатора) через сайт селищної ради.

7. Електронна петиція, яка за висновком юрисконсульта  відповідає всім вимогам, загальним відділом оприлюднюється на офіційному сайті селищної ради протягом двох робочих днів із дня надсилання її автором (ініціатором) із обов`язковим зазначенням дати початку збору підписів на її підтримку.

7.1. Дата оприлюднення електронної петиції на офіційному сайті є датою початку збору підписів на її підтримку.

8. Загальним відділом постійно здійснюється контроль за надходженням до селищної ради електронних петицій, збором підписів на підтримку вже розміщених на офіційному сайті електронних петицій та забезпечується розміщення на офіційному сайті інформації щодо загальної кількості та переліку осіб, які підписали електронну петицію.
9. Після закінчення встановленого строку збору підписів на підтримку електронної петиції загальний відділ протягом наступного робочого дня роздруковує  електронну петицію (де зазначено кількість зібраних голосів) та протягом поточного дня вносить до реєстраційно-контрольної картки відомості про кількість голосів, та дату завершення збору підписів.
10. Якщо електронна петиція у тримісячний строк не набрала необхідну кількість підписів на свою підтримку, далі її розгляд здійснюється у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», про що загальний відділ інформує автора (ініціатора) петиції.
11. Електронна петиція, що не набрала необхідну кількісті голосів, реєструється загальним відділом шляхом проставляння на першому аркуші роздрукованої петиції, де зазначено загальну кількість зібраних голосів, відбитка штампу із реєстраційним індексом, який складається з початкової літери прізвища автора (ініціатора), позначки «електронне звернення», порядкового номера, номера за номенклатурою справ.

Наприклад: М-ЕЗ-115/03-02, де М – початкова літера прізвища автора (ініціатора), ЕЗ – позначка «електронне звернення», 115 – порядковий номер реєстраційно-контрольної картки на звернення громадянина у комп`ютерній базі даних програми «Діло», 03-02 – номер за номенклатурою справ.

12. Загальний відділ передає електронну петицію разом із реєстраційно-контрольною карткою (де зазначено кінцеву дату збору та кількість зібраних голосів) голові селищної ради для накладання резолюції щодо подальшого її розгляду.

13. Після визначення виконавців селищний голова повертає петицію з дорученням до загального відділу не пізніше наступного робочого дня.

14.За результатами розгляду петиції, що не набрала необхідну кількість голосів, та далі була розглянута відповідно до Закону України «Про звернення громадян», відповідними виконавцями готується відповідь у термін згідно зі ст. 20 зазначеного Закону та передається до загального відділу для організації відправлення автору (ініціатору).

15.Посадові особи загального відділу:

- здійснюють реєстрацію відповіді шляхом проставляння вихідного індексу та дати.

Наприклад: 03-02/М-ЕЗ-115 від 23.12.2018, де 03-02 – номер справи за номенклатурою, М – початкова літера прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, ЕЗ – позначка «електронне звернення», 115 – порядковий номер реєстраційно-контрольної картки на звернення громадянина у комп`ютерній базі даних програми «Діло»;

- сканують відповідь та направляють на адресу електронної пошти автора (ініціатора) електронної петиції або на адресу електронної пошти громадського об`єднання;

- надсилають відповідь для інформування автора (ініціатора) через сайт селищної ради.

15. У разі набрання необхідної кількості голосів, на підтримку електронної петиції загальний відділ  не пізніше як через три робочі дні розміщує на офіційному веб-сайті інформацію про початок розгляду петиції, а в разі отримання електронної петиції від громадського об`єднання – не пізніше як через два робочі дні після отримання такої петиції; протягом робочого дня електронну петицію в друкованому вигляді опрацювує щодо подальшого її розгляду.

16. Загальний відділ, за дорученням селищного голови, передає не пізніше ніж через три робочі дні, петицію  на розгляд відповідній профільній комісії селищної ради, предметом відання якої є порушене автором звернення питання.

17. Профільна комісія розглядає електронну петицію на своєму засіданні та за результатами розгляду питань, що порушуються в петиції, надає голові обласної ради висновки і рекомендації, а також у разі необхідності розробляє відповідний проект рішення, який вноситься на розгляд селищної ради.

18.Персональну відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень голови селищної ради щодо розгляду електронних петицій несуть керівники відповідних структурних підрозділів виконавчого апарату селищної ради та виконавці згідно з чинним законодавством.

19. Загальний відділ формує у справи електронні петиції разом із реєстраційно-контрольними картками, копіями відповідей та пакетами документів щодо їх розгляду і вирішення питань, зазначених у петиціях.

20.Справи, в яких містяться паперові версії електронних петицій із усіма матеріалами та інформацією про кількість підписів, розміщуються в хронологічному порядку та зберігаються в архівному сховищі селищної ради упродовж трьох календарних років.